気づいたらアウトルックのメール対応ばかりで、仕事が進まないよ。。
そのせいで大事なメールも埋もれちゃうし。
この記事ではこのような疑問に答えます。
- アウトルック疲れの原因【対応後回し→決断が増える→疲れる】
- アウトルック疲れを手っ取り早く癒やす方法【対応済みはアーカイブフォルダ】
- メール対応よりも大事なこと【メールは連絡手段・成果につながる仕事へ】
仕事先で使われている、メールソフトのアウトルックをなんとなく使ってませんか？
私も誰に教えられるわけでもなく、一応は使える状態という感じでした。
ただ対応するメールが増えてきて、早くメール作業を終わらせたいなという思いから
書籍”アウトルック最速仕事術”に出会いました。
そこでこの記事では、アウトルック疲れに対して個人的に一番効果の高かった癒やし方法になった
アーカイブフォルダーのメリットについてまとめてみました。
結論として、対応が必要なメールだけを受信フォルダに表示させると、
決断回数が減って疲労感が大幅に減りました。
最後まで記事を読むことで、アウトルックが面倒で苦手意識のあった人でも、
少なくともアウトルック＝嫌いな存在ではなくなるかと！
さっそく始めていきます💡
アウトルックに疲れてませんか？
いきなりですが、1日に何件くらいメール対応していますか？
過去のメールの情報を調べたりもすると、普通に疲れますよね。
書籍”アウトルック最速仕事術”によると、年間のアウトルックの使用時間は平均500時間で
エクセルやパワーポイントよりも多いとのこと。
実際にメールが多い日なんかだと数十件来ることも珍しくないですもんね。
費やす時間の多い作業から学んで改善していけば、同じ頑張りでも効果が大きくなります。
こまめに電気代を抑えるより、通信費を抑えた方が効果が大きいのと同じことかな～
私はアウトルック疲れが癒された【アーカイブを使う】
結論、私のアウトルック疲れは「対応済みメールはアーカイブフォルダに移動」させることで
実現しました。つまり「受信フォルダ＝対応が必要なメールだけ」の状態です。
疲れが癒された一番の理由として、
画面いっぱいに広がるメール一覧に圧倒されないこと
が大きいです。
え、それだけで疲れがなくなるってどういうこと？
受信メールが空になるのって、めちゃくちゃ気持ちいいことなんですよ。
気持ちよくなるのは、画面に見えるメールの数が多いほど「情報を選ぶ」エネルギーを使うからかと。
「情報を選ぶ」作業を分解するとこんな感じ。
- 対応が必要なメールの時系列を思い出す
- 時系列から必要なメールを探す
- 関係のないメールも目に入りながら、メールを選ぶ
上記の作業を複数回こなしていたら、やっぱり疲れちゃいます。
たぶんメールが好きな人ってあまり聞いたことないですが、
少なくとも「面倒な度合い」は減ると思います。
「受信フォルダ＝要対応のメールだけ」にするメリット【決断回数が減る】
「受信フォルダ＝要対応のメールだけ」にすると、決断に使うエネルギーを抑えられます。
これも受信フォルダを空にする気持ちよさを味わいたい一心です。
つまりは、即決断することが増えて、結果として決断する回数が減るから。
具体的にはこのような決断を無意識でしているかと。
- 返信の必要性があるかを決断
- 返信するタイミングを決断
- 返信に必要な内容を選ぶ決断
これを1日に数十件こなしていたら、脳のエネルギーを消費してしまうのも無理ないです。
でも即決断すると、メールをさかのぼって対応する時間とエネルギーを減らすことができます。
だから即決断すると、
決断回数が減る→脳の省エネ
をすることができます。
メールの即決断で意識したいこと【メールを見る時間を決めて即対応】
メールが来たらすぐに返信して、なんとかしてメール疲れを減らすか。。
こんな風にすると、かえって大変かもです。
実際に実践してみて良かったのは、メールを見る時間を決めて即対応することです。
メール受信後に即決断をしてしまうと、仕事内容（脳）の切り替えが増えて、メリットがあまりないです。
業務のちょっとした区切りが良いタイミングになってはじめて、
メールに対応するので良いかと。
なぜなら、本当にすぐに返信してほしいのであれば「電話」があるから。
メールを送った立場は基本的に下記のことを期待していると思っています。
- ×返信のスピード
- ○文書として残したい記録用に
- ○言葉だけでは理解しにくい正確性
だからメールの即決断のときに意識したいのは、
「受信したら即対応」ではなくて「見たら即対応」です。
メールよりも大事なことはたくさんある
メールはあくまで関係者との連絡手段だと思います。
なのでメール対応よりも、優先すべき仕事はたくさんあるはず。
日々たくさんくるメール疲れを、アーカイブフォルダーを使うことで癒やすことができました。
次にやるとすれば、メールにかける時間も減らして、
本当に必要な仕事をスピードアップしたくなってきませんか？
私は書籍”アウトルック最速仕事術”のおかげでメール疲れの癒やしに加え、
アウトルックにかける時間も徐々に減らすことができています。
アウトルックの効率化を極めた著者は「年間120時間」の時短ができた結果、
週3日勤務の実現もできたとか。
本書で学べることの一例はこんな感じ。
- 時短につながるアウトルックの使い方
- よく使う操作のショートカット
- よく使う文章を定型文にする方法
アウトルック疲れの癒やし×時短による効率化を学んで、
早く家に帰れて成果も出せるビジネスパーソンに近づいていきましょう～。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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